Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

Als je bij ons kaarsen bestelt, contact met ons opneemt of onze website bezoekt, gebruiken we een aantal persoonsgegevens van je. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie we zijn

De Vergulde Kaars is een klein familiebedrijf uit Gouda. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via deze website en onze klantenservice verwerken.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Heb je een vraag over je gegevens, neem dan gewoon contact met ons op via de gegevens hierboven of via onze contactpagina.

Welke gegevens we gebruiken, waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken alleen de gegevens die we nodig hebben. Per doel zie je hieronder om welke gegevens het gaat, waarom we ze gebruiken en op welke wettelijke grondslag uit de AVG (artikel 6) we ons baseren.

De meeste gegevens krijgen we van jou zelf, bijvoorbeeld als je bestelt of ons een bericht stuurt. Van de betaaldienstverlener krijgen we de status van je betaling en van DHL of PostNL de status van je zending. Andere bronnen gebruiken we niet.

Bestelling en levering

  • Gegevens: naam, afleveradres, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), de producten die je bestelt, bestelnummer en eventuele opmerkingen bij je bestelling.
  • Doel: je bestelling verwerken, inpakken en verzenden, je een orderbevestiging en verzendbericht sturen en eventuele retouren afhandelen.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.

Betaling

  • Gegevens: naam, e-mailadres, factuuradres, bestelbedrag, gekozen betaalmethode en de status van je betaling. Je volledige kaart- of bankgegevens voer je in bij de betaaldienstverlener. Die gegevens zien wij niet.
  • Doel: je betaling laten verwerken en controleren of je bestelling is betaald.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.

Klantaccount

  • Gegevens: naam, e-mailadres, opgeslagen adressen en je bestelgeschiedenis. Je logt in met een eenmalige code die we naar je e-mailadres sturen. Je hebt dus geen wachtwoord bij ons.
  • Doel: je de mogelijkheid geven om je bestellingen op één plek te bekijken en sneller te bestellen.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou. Een account aanmaken is niet verplicht: je kunt ook zonder account bestellen.

Klantenservice en contact

  • Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel je bestelnummer en de inhoud van je bericht. Dit geldt voor het contactformulier, e-mail, telefoon en WhatsApp.
  • Doel: je vraag beantwoorden en je helpen met je bestelling, retour of klacht.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst als je vraag over een bestelling gaat. Gaat je vraag ergens anders over, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om vragen van klanten en bezoekers te kunnen beantwoorden.

Afhalen in Gouda

  • Gegevens: naam, bestelnummer, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Doel: een afspraak met je maken om je bestelling op te halen en je bestelling aan de juiste persoon meegeven.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.

Wettelijke verplichtingen

  • Gegevens: de gegevens op je factuur en in onze administratie, zoals naam, adres, bestelde producten, bedragen en betaalgegevens.
  • Doel: voldoen aan onze wettelijke plichten, vooral de fiscale bewaarplicht.
  • Grondslag: wettelijke verplichting.

Website en cookies

  • Gegevens: technische gegevens zoals je IP-adres, browser, apparaat, de pagina's die je bekijkt en de inhoud van je winkelwagen.
  • Doel: de website laten werken (bijvoorbeeld je winkelwagen onthouden) en, alleen als je daar toestemming voor geeft, inzicht krijgen in hoe de website wordt gebruikt.
  • Grondslag: voor functionele cookies ons gerechtvaardigd belang bij een werkende website. Voor analytische en marketingcookies je toestemming.

Fraudepreventie en beveiliging

  • Gegevens: bestel- en betaalgegevens, IP-adres en technische gegevens van je apparaat en browser.
  • Doel: fraude en misbruik voorkomen en de website en je gegevens beveiligen.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige webshop en het voorkomen van fraude.

Moet je je gegevens aan ons geven?

Voor een bestelling hebben we in elk geval je naam, e-mailadres, adres en betaling nodig. Zonder die gegevens kunnen we je bestelling niet uitvoeren. Een telefoonnummer en opmerkingen bij je bestelling zijn niet verplicht, tenzij we je telefoonnummer nodig hebben voor de bezorging of een afhaalafspraak. Een klantaccount en contact met ons zijn altijd vrijwillig.

Marketing

We hebben op dit moment geen nieuwsbrief. Mochten we je ooit marketing per e-mail willen sturen, dan doen we dat alleen als je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd weer intrekken.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit aan anderen. We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze webshop te laten werken en je bestelling te leveren, of als de wet ons daartoe verplicht.

Verwerkers

Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht en volgens onze instructies. Met hen hebben we afspraken gemaakt over de bescherming van je gegevens.

  • Shopify International Limited (Ierland): het platform waarop onze webshop, de kassa, klantaccounts, het contactformulier en ons bestelbeheer draaien.
  • Shopify Payments en de betaaldienstverlener: voor het verwerken van betalingen met iDEAL | Wero, Bancontact, Visa en Mastercard.

Shopify gebruikt sommige gegevens ook voor eigen doelen, zoals het beveiligen van het platform en het voorkomen van fraude. Voor dat deel is Shopify zelf verantwoordelijk en geldt het privacybeleid van Shopify.

Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken

Deze partijen bepalen voor hun eigen deel zelf hoe ze met je gegevens omgaan. Voor dat deel geldt hun eigen privacyverklaring.

  • DHL en PostNL: zij bezorgen je pakket. Hiervoor krijgen zij je naam, je afleveradres en je e-mailadres of telefoonnummer, zodat je een track & trace-bericht ontvangt.
  • PayPal: als je met PayPal betaalt.
  • Apple: als je met Apple Pay betaalt.
  • Meta (WhatsApp): als je ons via WhatsApp een bericht stuurt. Voor WhatsApp gelden de privacyvoorwaarden van Meta.
  • Overheidsinstanties: zoals de Belastingdienst, als we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Shopify International Limited is gevestigd in Ierland. Shopify kan gegevens ook verwerken in Canada en de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen:

  • voor Canada geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • voor de Verenigde Staten gebeurt dit op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Betaal je met PayPal of Apple Pay of stuur je ons een WhatsApp-bericht, dan kunnen ook die partijen gegevens buiten de EER verwerken. Daarvoor verwijzen we je naar hun eigen privacyverklaringen.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. We hanteren deze bewaartermijnen:

  • Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
  • Klantgegevens en klantaccount: tot je ons vraagt je account of gegevens te verwijderen. Bij de overstap naar deze webshop hebben we de klantgegevens uit onze vorige webshop overgezet (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer en of je je voor de nieuwsbrief had aangemeld), zodat je met hetzelfde e-mailadres verder kunt. Wil je dat niet, laat het ons weten, dan verwijderen we je gegevens. Bestelgegevens die we wettelijk moeten bewaren, blijven daarna in onze administratie staan.
  • Contactberichten: tot maximaal 1 jaar nadat je vraag is afgehandeld, tenzij het bericht bij een bestelling hoort die we langer moeten bewaren. Dit geldt voor berichten via het contactformulier, e-mail en WhatsApp.
  • Gegevens voor fraudepreventie en beveiliging: zo lang als nodig is voor dat doel en nooit langer dan de bestelgegevens waar ze bij horen.
  • Cookies: de bewaartermijn verschilt per cookie. Die zie je in het cookieoverzicht van Shopify en in de cookie-instellingen van onze website.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo doen we dat onder meer:

  • onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https), zodat gegevens versleuteld worden verstuurd;
  • betalingen lopen via betaaldienstverleners en wij zien je volledige kaart- of bankgegevens niet;
  • je logt in op je account met een eenmalige code per e-mail, zonder wachtwoord dat uitgelekt kan worden;
  • alleen mensen die dat voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang tot het beheer van de webshop, met een eigen beveiligde login;
  • we werken alleen met partijen die je gegevens ook goed beveiligen.

Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via info@deverguldekaars.nl.

Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die bij een bezoek aan een website op je apparaat worden opgeslagen. Onze webshop gebruikt de cookies van Shopify.

  • Functionele cookies: deze zijn nodig om de website te laten werken, bijvoorbeeld om je winkelwagen en je sessie te onthouden en om veilig af te rekenen. Hiervoor vragen we geen toestemming.
  • Analytische en marketingcookies: deze plaatsen we alleen met je toestemming. Je geeft die toestemming via de cookiemelding die je ziet bij je eerste bezoek.

Je kunt je keuze altijd aanpassen of je toestemming intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan de website. Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat de webshop dan misschien niet meer goed werkt.

Geen geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen voor je hebben. We maken ook geen profielen van je met zulke gevolgen.

Kinderen

Onze webshop is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar en we richten ons ook niet op hen. Ben je jonger dan 16, vraag dan je ouder of verzorger om de bestelling voor je te doen. Denk je dat we zonder toestemming gegevens van een kind onder de 16 hebben, neem dan contact met ons op. Dan verwijderen we die gegevens.

Je rechten en hoe je ze uitoefent

Het gaat om jouw gegevens. Daarom heb je de volgende rechten:

  • Recht op inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
  • Recht op rectificatie: kloppen je gegevens niet, dan passen we ze aan. Je adres en naam kun je ook zelf wijzigen in je klantaccount.
  • Recht op verwijdering: je kunt ons vragen je gegevens te verwijderen. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, verwijderen we pas na afloop van de bewaartermijn.
  • Recht op beperking: je kunt ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.
  • Recht van bezwaar: gebruiken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan kun je daartegen bezwaar maken. We stoppen dan, tenzij we zwaarwegende redenen hebben om door te gaan, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen. Tegen marketing kun je altijd bezwaar maken, dan stoppen we daar direct mee.
  • Recht op overdraagbaarheid: je kunt ons vragen de gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar digitaal formaat aan jou of aan een andere partij te geven. Dit geldt voor gegevens die we gebruiken voor de overeenkomst met jou of op basis van je toestemming.
  • Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor cookies, dan kun je die altijd intrekken. Dat geldt vanaf het moment dat je intrekt. Wat we daarvoor met je toestemming hebben gedaan, blijft geldig.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een e-mail naar info@deverguldekaars.nl of gebruik onze contactpagina. Vermeld daarbij om welk recht het gaat. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.

We reageren binnen één maand op je verzoek. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen we veel verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Het gebruik van je rechten is gratis.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Kom je er met ons niet uit, of wil je dat liever niet, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze webshop verandert of als de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je wanneer we de verklaring voor het laatst hebben bijgewerkt. Lees ook onze algemene voorwaarden.